Jak zorganizować swój dzień pracy?

Masz problem z organizacją swojego dnia? Narzekasz, że masz wiele zadań do wykonania, a tak mało czasu? 

A co jeśli powiem Ci, że jeśli dobrze zorganizujesz swój czas- zdążysz ze wszystkim i jeszcze będziesz miała czas dla siebie? Brzmi nierealnie? Przeczytaj ten artykuł, a uwierzysz, że się da.


Może nie uwierzysz, ale pomimo tego, że prowadzę własne firmy, rozwijam się i edukuję, to ja nigdy nie mam problemu, aby wyjść na miasto czy na drinka ze znajomymi. Jak to się dzieje, że pomimo tak wielu obowiązków mam czas na życie prywatne? A no wszystko to właśnie jest sprawka dobrej organizacji czasu. Dzięki niej wiem, kiedy mogę pozwolić sobie na wyjście czy odpoczynek.


W zależności od tego jaką pracę wykonujesz i jakie role życiowe spełniasz ta organizacja czasu oczywiście będzie się różnić. Przykładem są np. osoby posiadające dzieci. One w swoim grafiku muszą uwzględnić opiekę, wyjazd do przedszkola i inne obowiązki związane z rodzicielstwem. Plan dnia takich osób będzie się znacząco różnił w porównaniu do osób, które dzieci nie posiadają. Tak samo jest z pracą zdalną, która odbywa się głównie w domu. Ten rodzaj pracy również wymaga indywidualnej organizacji, dopasowanej do sytuacji. 


Podstawą jest, aby zaplanować sobie jak będzie wyglądał dany dzień wcześniej. Dobrą praktyką jest planowanie całego tygodnia w niedzielę, wypisanie najważniejszych obowiązków. W ciągu tygodnia będziesz dodawała sobie bieżące zadania i lokowała je w czasie. Jeśli Twój plan dnia już jest w pełni ułożony, wybierz 3 zadania, które są w danym momencie najważniejsze i muszą zostać wykonane. Resztę zadań, które będziesz miała na liście zostaną wykonane dopiero wtedy, kiedy 3 zadania priorytetowe zostaną ukończone. W Twojej pracy pewnie nie raz  nasuwa Ci się myśl “Od czego mam zacząć?”. Zaczynaj od zadania, które jest dla Ciebie najtrudniejsze, tzw. “kobyły”. Dzięki temu, że uporasz się z tym zadaniem w pierwszej kolejności, wszystkie inne zadania będą już tylko przyjemniejsze, a Ty nie będziesz miał z tyłu głowy, że musisz się za nie zabrać. Takie zadania to najczęściej te, które należą tylko do Ciebie i wiesz, że nikt inny ich za Ciebie nie zrobi. 


Następnie przejrzyj swoje zadania dodatkowe. Być może część z nich może zostać oddelegowana np. Twoim pracownikom. Jeśli widzisz, że niektóre z zadań zajmą Ci sporo czasu, a ktoś z Twojego zespołu poradzi sobie z nimi lepiej i szybciej- przekaż je. Nie bój się prosić o pomoc i pracuj w wysokiej stawce godzinowej. Gdy już będziesz widziała listę swoich zadań- pogrupuj je w bloki tematyczne np. jeden blok to odpisywanie na maile, odpowiadanie klientom w mediach społecznościowych. Planuj swoją pracę mądrze i odpowiedzialnie. Nie skacz po zadaniach z innego bloku tematycznego. Jest udowodnione naukowo, że jeśli dłużej skupiamy się na zadaniach z tej samej dziedziny to kolejne, które wykonujemy są już o około 20% prostsze i szybsze. 


Mój ulubiony sposób na organizację czasu pracy to praca z timerem techniką pomodoro. Ta technika polega na przeznaczaniu na konkretne zadanie ustalonej ilości czasu (np. 25 minut), a następnie ustalanie krótkiej przerwy. Dzięki temu będziesz miała poczucie traconego czasu i łatwiej będzie Ci się zmobilizować i skupić. Ja taki rodzaj pracy bardzo lubię np. w przypadku odpisywania na maile. Dzięki temu maksymalnie się koncentruje, dyscyplinuje i pracuje szybciej. Jest to szczególnie ważne dla osób prowadzących biznes, które same muszą być dla siebie szefem i kontrolować swój czas. Technika ta pozwala na nauczenie się produktywności i wprowadza brak dekoncentracji na rzeczy, które nie są w danej chwili ważne i związane z danym zadaniem. 


Koniecznie muszę wspomnieć również o pracy w domu i obowiązkach. Pranie, gotowanie czy sprzątanie to również jest praca. Będąc przedsiębiorcą takie rzeczy możesz robić również w ciągu dnia, pomiędzy pracą. Ja jednak jestem zwolenniczką tego, aby takie czynności wykonywać w przerwach, które sobie planuje, a nie w tak zwanym międzyczasie. Obowiązki domowe również wpisuje sobie w kalendarz Google. Dzięki temu wiem ile czasu przeznaczam sobie na to zadanie i nie marnuje czasu np. na przeglądaniu niepotrzebnych mi artykułów w sklepie. Na zakupy chodzę z już wcześniej przygotowaną listą co powoduje, że robię je bardzo szybko i sprawnie. Jeśli ma Ciebie wiele obowiązków, łączycie wiele ról życiowych i nie macie czasu dla siebie to zwróćcie uwagę na co ten czas poświęcacie. Może okazać się, że marnujecie swój czas, które nie mają sensu np. scrollowanie godzinami Instagrama, czy długie, nieowocne zakupy. 


Mam nadzieję, że pomogłam. Liczę na to, że zainspirujesz się tym artykułem i wprowadzisz polecane przeze mnie zmiany w życie. Więcej wskazówek przekazuję w moim autorskim webinarze “Zorganizuj siebie i swój czas”, który poprowadzę ponownie 16 lutego 2023. Bilety zakupisz na stronie www.kingabednarz.pl.


Życzę Ci pięknego dnia!

Ściskam, Kinga